Que de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 91 de la Ley 488 de 1998, el Gobierno Nacional debe poner en operación el Registro Unico de Aportantes al Sistema de Seguridad Social Integral

NOTA: En el presente decreto se encuentran sólo los capítulos que se relacionan con Riesgos Profesionales.

Por el cual se adoptan unas disposiciones reglamentarias de la Ley 100 de 1993, se reglamenta parcialmente el artículo 91 de la Ley 488 de diciembre 24 de 1998, se dictan disposiciones para la puesta en operación del Registro Único de Aportantes al Sistema de Seguridad Social Integral, se establece el régimen de recaudación de aportes que financian dicho Sistema y se dictan otras disposiciones.

EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA

En uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial de las conferidas en el
artículo 189 numeral 11 de la Constitución Política, y

CONSIDERANDO

Que de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 91 de la Ley 488 de 1998, el Gobierno Nacional debe poner en operación el Registro Único de Aportantes al Sistema de Seguridad Social Integral, con el fin de que el mismo se convierta en herramienta para el control del cumplimiento de las obligaciones que la Ley establece en materia de seguridad social y para la adecuada prestación de los servicios y reconocimiento de los derechos que ella contempla;

Que una de las obligaciones que la Ley establece en materia de seguridad social, y de la cual depende la viabilidad financiera del Sistema de Seguridad Social Integral, consiste precisamente en el pago oportuno y completo de los aportes que financian dicho Sistema, para lo cual resulta conveniente establecer un mecanismo que resulte adecuado y eficiente,

DECRETA:

CAPÍTULO I

DEFINICIONES

Artículo 1°. Alcance de las expresiones "Sistema", "Entidad Administradora", "Administradora", "Aportante" y "Afiliado".

Para los efectos del presente decreto, las expresiones "sistema", 'entidad administradora", "administradora", "aportante" y "afiliado" tendrán los siguientes alcances:

"Sistema" se refiere al Sistema de Seguridad Social Integral definido en el Capítulo l° de la Ley 100 de 1993.

"Entidad administradora" o "administradora" comprende a las entidades administradoras de pensiones del régimen solidario de prima media con prestación definida, a las entidades administradoras de pensiones del régimen de ahorro individual con solidaridad, a las entidades promotoras de salud- EPS y demás entidades autorizadas para administrar el régimen contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud- SGSSS, y a las entidades administradoras de riesgos profesionales- ARP.

"Aportante" es la persona o entidad que tiene la obligación directa frente a la entidad administradora de cumplir con el pago de los aportes correspondientes a uno o más de los servicios o riesgos que conforman el Sistema y para uno o más afiliados al mismo. Cuando en este decreto se utilice la expresión "aportantes", se entenderá que se hace referencia a las personas naturales o jurídicas con trabajadores dependientes, a las entidades promotoras de salud, administradoras de pensiones o riesgos profesionales obligadas a realizar aportes correspondientes al Sistema, a los rentistas de capital y demás personas que tengan capacidad de contribuir al financiamiento del SGSSS, y a los trabajadores independientes que se encuentren afiliados al Sistema de Seguridad Social Integral.

"Afiliado" es la persona que tiene derecho a la cobertura de riesgos que brinda el Sistema. En el caso del Sistema de Seguridad Social en Salud, los afiliados distintos del cotizante recibirán la denominación de beneficiarios. Igual denominación tendrán las personas que, por mandato legal, están llamadas a recibir las prestaciones de carácter indemnizatorio que contempla el Sistema.

Artículo 2°. Alcance de la Expresión "Riesgos".

Para los efectos del presente decreto, la expresión "riesgos" comprende los eventos
que están definidos en los sistemas General de Pensiones, de Seguridad Social en
Salud y General de Riesgos Profesionales, regulados por la ley 100 de 1993, el
Decreto 1295 de 1994 y sus decretos reglamentarios.

Artículo 3°. Otras definiciones.

Para los efectos del presente decreto. las expresiones contenidas en este artículo tendrán los siguientes alcances:

"Órganos de Control" comprende al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, al Ministerio de Salud y a las Superintendencias Bancaria y de Salud, los cuales ejercen, en el marco de sus propias competencias, funciones de control del cumplimiento de las obligaciones que la ley establece para con el Sistema. En cada caso, esta expresión se entenderá referida a la entidad o entidades que ejerzan, conjunta o separadamente, las tareas de inspección, vigilancia y control con respecto a una entidad administradora, aportante o riesgo, según resulte pertinente.

"Cotización base" corresponde al valor que, de conformidad con la información sobre novedades permanentes suministrada por el aportante, configura el monto total periódico de las cotizaciones a su cargo frente a cada una de las administradoras.

"Novedades" comprende todo hecho que afecte el monto de las cotizaciones a cargo de los aportantes o de las obligaciones económicas que estos tienen frente al sistema.

Las novedades pueden ser de carácter transitorio o permanente:

a. Novedades transitorias son las que afectan temporalmente el monto de las obligaciones económicas a cargo del aportante, tales como incapacidades, suspensiones del contrato de trabajo y variaciones no permanentes del Ingreso Base de Cotización, y

b. Novedades permanentes son las que afectan la cotización base a cargo del aportante en relación con una determinada entidad administradora, tales como ingresos al sistema, cambios de empleador o retiro, traslado de entidad administradora y cambios permanentes en el Ingreso Base de Cotización, trabajadores dependientes al servicio de más de un patrono, cambio de condición de independiente a dependiente, o viceversa.

{mospagebreak}

CAPÍTULO II

OBLIGACIONES Y DEBERES FORMALES

Artículo 4°. Obligados a cumplir los deberes formales.

Los aportantes deberán cumplir las obligaciones y deberes formales establecidos en la ley o el reglamento, personalmente o por medio de sus representantes.

Artículo 5°. Inscripción en el Registro Único de Aportantes.

Los obligados al pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral deberán inscribirse en el registro que, para los distintos riesgos que administren, conformarán las entidades administradoras.

Quienes inicien actividades, deberán inscribirse, e inscribir sus Sucursales y Centros de Trabajo, dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha da iniciación de sus operaciones y, en todo caso, previamente a la vinculación de sus trabajadores al Sistema.

Aquéllos aportantes que cesen definitivamente las actividades cuya realización pueda dar origen a obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral, deberán informar de tal hecho a las entidades administradoras de los riesgos por los cuales tenían la obligación de pagar aportes. Dicha información deberá suministrarse dentro de los treinta (30) días siguientes al cese definitivo de actividades. Con base en la misma, y previa verificación por parte de la entidad administradora, se procederá a la cancelación de la inscripción en el registro de que trata el presente artículo.

Los aportantes estarán igualmente obligados a reportar toda novedad que se presente con relación a su identificación en el registro, tales como cambios de dirección, razón social, cambio de actividad económica, apertura o cierre de sucursales o centros de trabajo. Dicha información deberá suministrarse dentro de los treinta (30) días siguientes a su ocurrencia.

La información relativa a la actividad económica se suministrará de conformidad con la clasificación adoptada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, sin perjuicio de la aplicación que, para efectos de la liquidación de aportes en materia de riesgos profesionales, deba hacerse de la clasificación de actividades económicas establecida por el decreto 2100 de 1995, y las demás normas que lo modifiquen o adicionen.

Artículo 6°. Administración y fines del Registro Único de Aportantes.

Con base en las especificaciones técnicas que han establecido las Superintendencias Bancaria y de Salud, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público adelantará las gestiones que permitan llevar a cabo el desarrollo del Registro Único de Aportantes al Sistema de Seguridad Social Integral de que trata el artículo anterior, y su puesta en operación, de acuerdo con lo establecido el inciso 3° del artículo 91 de la Ley 488 de 1998. Dicho registro podrá servir de base, si así se estableciere en el futuro, de un Sistema Unificado de Recaudo de los aportes en materia de Seguridad Social.

Las Superintendencias Bancaria y de Salud establecerán, conjuntamente, las condiciones y requisitos que deberán cumplir las entidades administradoras para efectuar el suministro de información que manejen en sus registros, a fin de garantizar que el Registro Único de Aportantes al Sistema de Seguridad Social Integral cuente con información completa, confiable y oportuna, y se convierta en una herramienta para el control del cumplimiento de las obligaciones que la ley establece en materia de Seguridad Social, y para la lucha contra la evasión y evasión de aportes y la multiafiliación.

El Registro Único de Aportantes se desarrollará en forma modular. El módulo básico del mismo deberá contener; como mínimo, la información a que aluden los literales a) al c) y f) del artículo 9o del presente decreto. Este módulo básico podrá ser completado posteriormente con la información obtenida a través de la inscripción en el Registro; al igual que con aquella relativa a las fechas de afiliación al Sistema; el tipo y estado de la misma; la identificación del Departamento y Municipio en que aparece registrado el afiliado y sus beneficiarios, según el riesgo de que se trate, y en general toda la información que se estime conveniente para el logro de los fines que con tal Registro se persiguen.

Artículo 7°. Declaraciones de autoliquidación, y pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.

Los aportantes al Sistema deberán presentar, con la periodicidad, en los lugares y dentro de los plazos que corresponda conforme a su clasificación, una declaración de autoliquidación de los apodes correspondientes a los diferentes riesgos cubiertos por aquél, por cada una de las entidades administradoras. Dicha declaración deberá estar acompañada con el pago íntegro de los apodes autoliquidados, bien sea que tal pago se haga conjuntamente con el formulario de autoliquidación o mediante comprobante de pago. Sin el cumplimiento de esta condición, la declaración de autoliquidación de aportes al Sistema no tendrá valor alguno.

Cuando una misma entidad administre más de un tipo de riesgo, la declaración de autoliquidación y el pago de aportes podrá efectuarse en un formulario integrado. Dicho formulario podrá utilizarse igualmente en el evento que varias administradoras hayan acordado una alianza estratégica para la recaudación de los aportes. En todo caso, la información contenida en el respectivo formulario deberá garantizar la adecuada separación de los recursos recaudados por cada riesgo.

La obligación de presentar la declaración de autoliquidación de aportes subsistirá mientras el aportante no cumpla con la obligación de reportar el cese definitivo de sus actividades, según se señala en el inciso 3° del artículo 5° anterior.

Artículo 8°. Formulario Único.

Las Superintendencias Bancaria y de Salud, de conformidad con sus propias competencias, adoptarán el Formulario Único de Autoliquidación de aportes al Sistema, el cual será de obligatoria utilización por parte de los aportantes. Dicho formulario único podrá tener el carácter de integrado, en los eventos y para los casos que contempla el inciso 2° del Artículo anterior.

Artículo 9°. Contenido de la Declaración de autoliquidación de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.

El formulario para la declaración de autoliquidación de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral deberá incluir la razón social y el NIT de la entidad administradora a la cual se presenta, y deberá contener, al menos, la siguiente información:

a) Apellidos y nombres o razón social del aportante, con indicación de su respectivo
NIT.

Cuando la declaración corresponda a una sucursal deberá indicarse, adicionalmente, el código
que permita su adecuada identificación:

b) Periodo de cotización, el cual corresponde al mes calendario de la nómina sobre la cual se calculan y pagan las respectivas cotizaciones, o durante el cual se perciben los ingresos sobre los cuales las mismas se efectúan. Cuando el aportante pague cotizaciones por períodos atrasados, deberá diligenciar un formulario de autoliquidación por cada uno de ellos;

c) Apellidos, nombres y documento de identidad de cada uno de los afiliados;

d) Novedades del periodo de cotización;

e) Días cotizados para cada uno de los riesgos por los cuales se aporta;

f) Ingreso Base de Cotización;

g) Liquidación de aportes a los diferentes riesgos cubiertos, al igual que al Fondo, de Solidaridad Pensional.

h) Valor de las incapacidades o licencias que, por cada riesgo, hayan sido pagadas por el aportante por cuenta de la administradora y que son objeto de deducción;

i) Cuando se trate de una corrección, el código que asilo señale al igual que el número de radicación de la declaración que se corrige;

j) Liquidación de sanciones que resulten procedentes;

k) Firma del aportante, o de su representante legal o apoderado, según sea el caso. Cuando la autoliquidación de aportes se presenté en formulario magnético, la entidad administradora deberá reemplazar la firma a que alude el presente literal, con medios alternos de identificación propios del manejo computacional de datos.

Parágrafo Primero. En las declaraciones de autoliquidación de aportes correspondientes al SGSSS, se deberá incluir el valor de las UPC correspondientes a los afiliados adicionales dependientes, y que se paguen mediante la respectiva nómina. En todo caso, la desafiliación del cotizante principal, hará perder la calidad de beneficiario dependiente a aquél por el cual se están pagando las UPC adicionales, sin perjuicio de los reembolsos a que pueda haber lugar. Igualmente deberá presentarse, en forma discriminada, la información relativa a los aportes que se liquiden al 8% y al 12%.

Parágrafo segundo. La declaración de aportes al Sistema podrá realizarse a través de medios electrónicos, en las condiciones y con las seguridades que establezca el reglamento. Cuando se adopten dichos medios, el cumplimiento de la obligación de declarar no requerirá para su validez la firma autógrafa del documento.

Artículo 10°. Aproximación de los valores contenidos en las declaraciones de autoliquidación de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.

Los valores a incluir en los formularios previstos en el presente decreto o en los comprobantes para el pago de aportes, según sea el caso, deberán aproximarse en la siguiente forma:

1. El monto del Ingreso Base de Cotización correspondiente a cada afiliado, al múltiplo de mil más cercano.

2. El valor de los aportes liquidados por cada afiliado y el valor de los intereses, al múltiplo de cien más cercano.

Para los efectos de lo dispuesto en el presente artículo, la fracción igual o menor a quinientos (500) y cincuenta (50) se deducirá.

Las inconsistencias que se generen dentro de los procesos de compensación que contempla el Sistema Integral de Seguridad Social en Salud, y que tengan origen en las aproximaciones de valores a que alude el presente Artículo, no darán lugar a glosas por parte de las entidades encargadas de efectuar tales compensaciones.

Artículo 11°. Certificaciones de Contadores y Revisores Fiscales.

Los aportantes obligados a llevar libros de contabilidad que, de conformidad con lo establecido por el Código de Comercio y demás normas vigentes sobre la materia, estén obligados a tener Revisor Fiscal, deberán exigir que dentro de los dictámenes que dichos revisores deben efectuar sobre los estados financieros de cierre e intermedios, se haga constar claramente si la entidad o persona aportante ha efectuado en forma correcta y oportuna sus aportes al Sistema.

Igual obligación existirá para los demás aportantes obligados a llevar libros de contabilidad, cuando el patrimonio bruto en el último día del año anterior, o los ingresos brutos del mismo periodo sean superiores a Trescientos Cincuenta millones de pesos ($350.000.000). En este evento, la certificación a que alude el inciso anterior deberá hacerse por parte del respectivo contador.

La obligación que se establece mediante el presente Artículo no será aplicable con respecto a la Nación, los departamentos, municipios, Distritos Especiales y el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá.

Parágrafo. Los valores absolutos expresados en moneda nacional en el presente Artículo, se reajustarán anual y acumulativamente en el cien por ciento (100%) del incremento porcentual del índice de precios al consumidor para empleados que corresponde elaborar al Departamento Administrativo Nacional de Estadística DANE, entre el periodo comprendido entre el l° de Octubre del año anterior a aquél en el cual se deban expedir las certificaciones a que el mismo alude, y la misma fecha del año inmediatamente anterior a éste. Al realizar el reajuste de que trata el presente parágrafo, se efectuarán las aproximaciones de que trata el artículo l0° anterior.

Artículo 12°. Efectos de la Certificación expedida por el Contador Público o Revisor Fiscal.

Sin perjuicio de las facultades de verificación de que gozan las entidades administradoras y los órganos de control del Sistema para asegurar el cumplimiento de las obligaciones para con el mismo, y de las obligaciones que existen en cabeza de los aportantes de mantener a disposición de las administradoras y de los órganos de control a información y pruebas necesarios para corroborar la veracidad de los datos contenidos en las declaraciones de autoliquidación de aportes presentadas, así como el cumplimiento de las obligaciones que sobre contabilidad exigen las normas vigentes, la certificación del contador público o revisor fiscal en los estados financieros del aportante, hará constar los siguientes hechos:

1. Que la información contenida en las declaraciones de autoliquidación de aportes al Sistema, y en particular la relativa a los afiliados, y la correspondiente a sus Ingresos Base de Cotización es correcta;

2. Que el aportante no se encuentra en mora por concepto de aportes al Sistema.

El contador público o revisor fiscal que encuentre hechos irregulares en la contabilidad de los cuales puedan derivarse inconsistencias o inexactitudes con relación a la información a que aluden los numerales 1. y 2. anteriores, o que determinen la existencia de incumplimiento de las obligaciones para con el Sistema o la elusión, evasión o mora en el pago de los aportes que financian el mismo, podrá dejar las pertinentes salvedades en el dictamen a los respectivos estados financieros, precisando los hechos que no han sido certificados y la explicación completa de las razones por las cuales no lo fueron. Dichas salvedades estarán a disposición de las respectivas entidades administradoras, al igual que de los órganos de control.


Artículo 13°. Declaraciones que se tienen por no presentadas.

No se entenderá cumplido el deber de presentar la declaración de autoliquidación de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, en los siguientes casos:

a) Cuando la declaración no se presente en los lugares señalados para el efecto,

b) Cuando no se suministre la identificación del aportante, o se haga en forma equivocada;

c) Guando no contenga la información a que aluden los literales b) al g) del artículo 9° anterior;

d) Cuando no se presente firmada por quien deba cumplir el deber formal de declarar.

Parágrafo. En el Sistema General de Seguridad Social en Salud, la declaratoria de no presentada que, con fundamento en lo dispuesto en el presente artículo, se haga con relación a una determinada declaración de autoliquidación de aportes, no obstará para que se puedan efectuar las compensaciones sobre saldos no conciliados de que tratan las disposiciones especiales sobre la materia.
Artículo 14°. Reserva de la Declaración.

La información respecto de las bases y la autoliquidación de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral que figuren en las declaraciones respectivas, tendrá el carácter de información reservada; por consiguiente, los funcionarios de las entidades administradoras sólo podrán utilizada para el control del cumplimiento de las obligaciones existentes para con el Sistema, para el reconocimiento de las prestaciones asistenciales o indemnizatorias que éste contempla y para efectos de informaciones impersonales de estadística.

Los bancos y demás entidades que, en virtud de autorizaciones o convenios para recaudar aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, conozcan las informaciones y demás datos de las declaraciones de autoliquidación de aportes, deberán guardar la más absoluta reserva con relación a ellos y sólo los podrán utilizar para los fines del procesamiento de la información que demanden los reportes de recaudo y recepción exigidos por las administradoras.

A igual reserva en el manejo de la información estarán sometidos los funcionarios de los órganos de control, quienes podrán acceder a ella en los términos y para los fines que establezcan las normas que definen sus competencias. Similar situación existirá con relación a los funcionarios de la entidad que maneje el Registro Único de Aportantes al Sistema de Seguridad Social Integral.

Lo anterior no obsta para que las declaraciones puedan ser examinadas por cualquier persona que se encuentre autorizada al efecto. 

{mospagebreak}