Con miras a facilitar a nuestras empresas clientes la adecuada implementación de la resolución 2346 de 2007 Manejo de las Historias clínicas ocupacionales, EPS Sura ha definido el procedimiento para la administración de las historias clínicas ocupacionales de nuestros afiliados para garantizarles la seguridad, disponibilidad y cumplimiento de las condiciones definidas en esta normatividad. (Para ver la resolución completa haga clic aquí).
El envió de la Historia Clínica Ocupacional a la EPS es obligatorio para las instituciones o médicos de salud ocupacional contratados por los empleadores y que a partir de la fecha de vigencia de la norma (11 de julio de 2007) realicen evaluaciones de ingreso, seguimiento o retiro. Los empleadores no tienen la obligación de enviar las HC ocupacionales diligenciadas antes de la vigencia de esta normatividad.
Procedimiento para el envió de las Historias Clínicas Ocupacionales por las IPS o Médicos de salud Ocupacional:
1. Enviar únicamente a EPS Sura las historias clínicas ocupacionales de los empleados activos en nuestra EPS, en los usuarios nuevos debe confirmarse la afiliación con la empresa.
2. Se deben enviar las historias clínicas ocupacionales en sobres de manila por empleado, marcados con el número de documento de identidad de cada persona en la parte delantera del sobre.
3. En cada envío se debe entregar una relación física en original y copia, que identifique el volumen de documentos enviados especificados en número de sobres. La original se queda en EPS Sura y la copia se regresa firmada a la institución.
4. Es necesario enviar un soporte digital (Excel o archivos planos) en el cual se identifique el número de documento de identidad de cada HCO y la relación de los documentos que ésta contiene.
5. El acuse de recibo realizado sobre la relación de documentos específicos, será entregado junto con las inconsistencias encontradas, 5 días hábiles después de la recepción de documentos.
6. Los documentos físicos deben ser enviados al archivo de EPS Sura, CAS Integrado Medellín, Carrera 64 # 68-75 Barrio Caribe o a la oficina regional de EPS Sura en las ciudades de Bogotá, Cali y Barranquilla.
7. La historia Clínica ocupacional podrá ser solicitada a la EPS en los casos definidos en la legislación. Se debe realizar la solicitud por escrito al archivo de EPS Sura en Medellín carrera 64 # 68-75 , con los soportes requeridos, la respuesta se dará en dos( 2) días hábiles al recibo por el área de archivo.
NOTA: Si la Institución Prestadora de Servicios de Salud Ocupacional cuenta con la HC ocupacional en formato digital, por favor comunicarlo a Gloria Estela Suárez Echavarría Auxiliar de Gestión Documental al 445 62 54 o a Dora Eugenia Sierra Chaverra, Analista de Archivo al 445 62 54.
Con este proceso, buscamos que nuestras empresas encuentren seguridad y tranquilidad en el manejo adecuado y oportuno de las historias clínicas ocupacionales de sus trabajadores.
