Ministerio de la Protección Social
(febrero 18)
por la cual se dictan disposiciones sobre la actualización en la Base de Datos Unica de Afiliados (BDUA) definida en la Resolución 3221 de 2007 y modificada en la Resolución 123 de 2008, teniendo en cuenta las novedades de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). El Ministro de la Protección Social, en ejercicio de sus atribuciones legales y reglamentarias, en especial las conferidas en el artículo 173 de la Ley 100 de 1993, artículo 2° del Decreto-ley 205 de 2003, artículo 5° del Decreto 1281 de 2002 y en desarrollo del artículo 43 de la Ley 789 de 2002,

CONSIDERANDO:

Que la Base de Datos Única de Afiliados, BDUA, se constituye en una de las principales herramientas para el ejercicio de las funciones de dirección y regulación del Sistema General de Seguridad Social en Salud así como para el flujo de los recursos, su control y protección, de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.

Que el Decreto 1703 de 2002, modificado por el Decreto 2400 de 2002, reguló tanto la desafiliación de una Entidad Promotora de Salud del Régimen Contributivo, mediante la novedad de retiro informada a través del formulario de autoliquidación, como la reafiliación informada mediante el mismo instrumento.

Que en virtud de lo previsto en los Decretos 1465 de 2005 y 1931 de 2006, la autoliquidación a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) es el instrumento vigente para efectos del pago y para el registro de las novedades antes señaladas, por lo cual es el mecanismo idóneo para garantizar la oportuna y adecuada aplicación de las previsiones de los Decretos 1703 y 2400 de 2002, haciéndose necesario dictar nuevas disposiciones sobre la actualización en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA), teniendo en cuenta las novedades de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA),

RESUELVE:

Artículo 1º. El Ministerio de la Protección Social, mensualmente, con base en el reporte de novedades de ingreso y retiro, realizadas a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, PILA, por los aportantes, procederá a organizar las citadas novedades para su cargue en la Base de Datos Única de Afiliados, BDUA, en la estructura prevista para ello en la Resolución 812 de 2007 para que sean procesadas por el Administrador de la BDUA.

Artículo 2º. Para el proceso de organización de las novedades BDUA referidas en el artículo anterior, el área o dependencia encargada de este proceso en el Ministerio de la Protección Social, tendrá en cuenta los siguientes criterios:

1. La novedad de retiro de un cotizante por parte de un aportante, implica la pérdida de la vinculación de ese cotizante con ese aportante. Si el cotizante solo contaba con esa relación laboral activa en la BDUA y dentro de su grupo familiar no existe otro cotizante, se crearán las novedades de retiro tanto para el cotizante como para cada uno de los beneficiarios de su grupo familiar. Por el contrario, si en la BDUA se registra otro cotizante para ese grupo familiar, tanto el cotizante afectado por la novedad de retiro, como los beneficiarios, entrarán a formar parte del grupo familiar del segundo cotizante.

2. La novedad de retiro respecto de un cotizante por parte de un aportante, en el evento en que este mismo cotizante cuente con otra u otras relaciones activas con otros aportantes, sólo genera la pérdida de la vinculación afectada por la novedad de retiro, manteniendo la vinculación del cotizante con el o los otros aportantes.

3. La novedad de ingreso de un cotizante por parte de un aportante, implica la creación de la vinculación de ese cotizante con ese aportante en la BDUA. Si el cotizante no cuenta con otra relación laboral activa en la BDUA y dentro de su grupo familiar no existe otro cotizante, se crearán las novedades de ingreso tanto para el cotizante como para cada uno de los beneficiarios de su grupo familiar, de acuerdo con las normas que regulan la materia, siempre que se trate de la misma EPS y no hubiere operado la pérdida de antigüedad. Por el contrario, si en la BDUA se registra otro cotizante para ese grupo familiar, al cotizante afectado por la novedad de ingreso, se le creará la vinculación con el aportante que informó la novedad y se cambiará su estado de beneficiario a cotizante, sin afectar la situación de los otros miembros del grupo familiar.

4. La novedad de ingreso respecto de un cotizante por parte de un aportante, en el evento en que este mismo cotizante cuente con otra u otras relaciones activas con otro u otros aportantes, sólo genera la creación de la nueva vinculación, manteniendo la vinculación del cotizante con el primer aportante y la del grupo familiar con su cotizante.

5. Si se reporta más de una novedad de retiro o ingreso de un cotizante para un mismo período por parte de un aportante, se tendrá en cuenta la última novedad reportada y si esta última novedad es de retiro, para la creación de las novedades de BDUA se deben tener en cuenta los numerales anteriores, salvo que la primera novedad sea de ingreso; en tal evento, no se crearán novedades de BDUA.

Artículo 3º. El procesamiento de las novedades reguladas mediante la presente resolución, no será aplicable en ningún evento de ingreso que implique un traslado. Las novedades de ingreso que involucren un traslado de EPS se continuarán tramitando mediante los documentos físicos ante las EPS.

Las novedades tramitadas de conformidad con lo previsto en la presente resolución no producirán efectos retroactivos, las mismas sólo se incorporarán a la BDUA a partir de la fecha de pago, es decir de la fecha de la Planilla que incluye la novedad, independientemente de que mediante este instrumento se esté efectuando un pago para un período anterior, esto sin perjuicio de que la EPS esté obligada a corregir dichos registros y deba asumir la responsabilidad que le compete si conoció oportunamente una novedad y no la tramitó, razón por la cual el aportante la incluyó en una Planilla posterior a la fecha real de su ocurrencia.

Artículo 4º. Responsabilidad. Las novedades de ingreso y retiro procesadas a través del mecanismo previsto en esta Resolución no exoneran a las EPS de su responsabilidad en el manejo y actualización de la BDUA, por ello se entiende que revisarán las novedades una vez les sean remitidas, absteniéndose de incluir nuevamente las ya procesadas e informando aquellas que no lo han sido, así como los casos en los cuales el aportante les hubiere reportado una novedad en períodos anteriores a las que no les hubieren dado trámite.

Artículo 5º. El procesamiento de las novedades a las que se refiere la presente resolución, se llevará a cabo el último día hábil de cada mes y ese mismo día, el Ministerio de la Protección Social hará entrega al Administrador de la BDUA de los archivos de novedades. El Administrador deberá remitir los resultados del proceso el siguiente día hábil tanto al Ministerio de la Protección Social como a las EPS cuyos afiliados que se hubieren visto afectados en el proceso.

Artículo 6º. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y surte efectos a partir del 1° de marzo de 2009.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 18 de febrero de 2009.

El Ministro de la Protección Social,
Diego Palacio Betancourt.

Nota: Este documento fue tomado directamente de la versión PDF del Diario Oficial 47.272 del lunes 23 de febrero del 2009 de la Imprenta Nacional (www.imprenta.gov.co)