Decreto 019 de 2012 Ley Antitrámites (claridad entre transcripción y trámite de reconocimiento)
El Artículo 121 referente al trámite de reconocimiento de incapacidades y licencias de maternidad y paternidad señala: el trámite para el reconocimiento de incapacidades por enfermedad general y licencias de maternidad o paternidad, a cargo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, deberá ser adelantado, de manera directa, por el empleador ante las entidades promotoras de salud, EPS. En consecuencia, en ningún caso puede ser trasladado al afiliado el trámite para la obtención de dicho reconocimiento. Para efectos laborales, será obligación de los afiliados informar al empleador sobre la expedición de una incapacidad o licencia.
El trámite para el reconocimiento se refiere a un acto administrativo, es decir que el empleador debe radicar en las respectivas EPS las incapacidades que sus empleados le presenten en papelería oficial, buscando el reconocimiento económico.
Las transcripciones de las incapacidades siguen siendo parte de los trámites que están a cargo de los afiliados. La transcripción es un procedimiento en el que EPS SURA valida técnica y científicamente la pertinencia de generar una incapacidad que le fue recetada a uno de sus afiliados en papelería no oficial, debido a que se llevó a cabo en atención por urgencias, hospitalización, SOAT, o por un prestador de servicios.
En el proceso de transcripción se vinculan asuntos propios de la historia médica del afiliado (confidencial), los cuales no deben ser expuestos a los empleadores.
Dudas frecuentes sobre incapacidades
Si llegas a ser calificado con pérdida de capacidad laboral, el área de Medicina Laboral de EPS SURA verificará tu estado de salud cuando requieras una incapacidad.
Cuando requieras una licencia de paternidad, solicítala a través de www.epssura.com - servicios a un clic - opción ¨solicitud transcripción de incapacidades¨.
Recuerda adjuntar el registro civil de tu hijo y tu cédula. Tienes 30 días hábiles para solicitarla luego del nacimiento de tu bebé.
Cuando te realices un procedimiento estético o NO POS, la EPS no autorizará una incapacidad debido a que este beneficio o compensación sólo está autorizado para prestaciones cubiertas por el POS.
Si una institución adscrita a la red de EPS SURA te genera una incapacidad en papelería institucional, tendrás 120 días calendario para transcribir tu incapacidad en www.epssura.com - trámites a un clic.
Para la trascripción deberás adjuntar: la incapacidad generada por la institución, historia clínica y, en caso de que la incapacidad se haya generado por una póliza o medicina prepagada, deberás presentar copia del carné.
Pensando en tu comodidad y la de todos los afiliados, diseñamos un sistema de consultas y transacciones a través de nuestro sitio web www.epssura.com.co, en el cual podrás conocer el estado de las incapacidades radicadas.
Servicios en Línea
Inscripción de cuentas bancarias para pagos
Solicitud de transcripción de incapacidades
Radicar incapacidades
Liquidación de incapacidades y licencias
Causales de no pago de incapacidades y licencias
Normatividad vigente
Trámite de incapacidades y licencias
En este documento encontrarás todo lo que tu y tus empleados deben saber para realizar los trámites de incapacidades y licencias, presta atención:
1 Tu empleado recibirá el original de la prescripción de incapacidad, licencia de maternidad por parte del profesional, debidamente diligenciada.
2 En el caso de licencias de maternidad, antes de que la madre trabajadora cumpla su semana 37 de embarazo, el médico de familia de EPS SURA le pedirá que seleccione la fecha en la que desea iniciar su licencia preparto (una o dos semanas anteriores a la fecha probable del parto), y según las indicaciones del artículo 236, le entregará un certificado médico que ella deberá presentarte a ti como empleador en donde se especifica la siguiente información:
El estado de embarazo de la trabajadora
La indicación del día probable del parto
La indicación del día en que la trabajadora ha seleccionado como inicio de la licencia
3 En el caso de las licencia de paternidad, el usuario debe presentar la solicitud de generación a través de la página www.epssura.com.co, opción Trámites a un Clic, en Solicitud Transcripción de Incapacidades. Esta solicitud se debe realizar dentro de los 30 días hábiles siguientes a la fecha de nacimiento del menor y adjuntar el registro civil de nacimiento.
4 El empleado deberá entregarte a ti como empleador el original de la incapacidad, licencia de maternidad o licencia de paternidad.
5 Tu como empleador o si eres trabajador independiente deberás inscribir tu cuenta bancaria, en la cual se consignará el valor de las incapacidades autorizadas. Esta inscripción se realizará una única vez. En caso de que la cuenta bancaria tenga alguna modificación deberás realizar nuevamente el proceso de inscripción de la cuenta. Es importante tener presente que al matricular la cuenta bancaria para el pago de incapacidades y licencias, se autoriza el reconocimiento de todas las incapacidades generadas en todo el país en una única cuenta.
6 Una vez inscrita la cuenta bancaria, tu como empleador o trabajador independiente debes radicar las incapacidades y licencias emitidas en línea a través de nuestra página www.epssura.com. El sistema genera un reporte con la relación de las incapacidades radicadas.
7 Como empleador, veinte (20) días hábiles después de haber radicado las incapacidades recibirás el pago por transferencia electrónica (previa matrícula de la cuenta), y tres (3) días hábiles después de la transferencia recibirás por correo electrónico la notificación con el detalle del pago. radicadas.
En caso de cualquier inquietud puedes comunicarte con nuestras Líneas de Servicio al Cliente, allí recibirás información y orientación las 24 horas del día, todos los días del año.
Líneas de atención al Cliente
Bogotá:404 9060
Medellín:448 6115
Cali:448 6115
Barranquilla:356 2626
Cartagena:660 0063
Bucaramanga:643 3949
Pereira:325 1999
Manizales:885 9515
Apartadó:828 8233
Armenia:744 1700
Otras ciudades:01 8000 519 519
Tipos de licencias
Conoce los tipos de licencias, en que consisten y la duración que aplican para cada caso.
Tipo de Licencia
Descripción
Duración
Parto no viable/Aborto
Término del embarazo sin feto vivo y viable. Atc 237 CST.
Semanas: 2 a 4 semanas (14 a 28 días)
Licencia a término
Bebe que nace entre la semana 42 de gestación
Semanas: 18 días: 126
Licencia ante parto
Licencia con inicio 1 ó 2 semanas antes de la FPP
Semanas: 18 días: 126
Licencia prematuro
Bebé que nace antes de la semana 37
18 semanas + (Fecha posible de parto - Fecha gestacional)
Licencia múltiple
Nacimiento de más de un bebé vivo y viable
Semanas: 18 + 2 (20) Días: 140
Múltiple prematuro
Nacimiento de más de un bebé, antes de la semana 37 de gestación
20 semanas + (Fecha probable de parto - Fecha gestacional)
Licencia por adopción
Cotizante que adopta un menor desde la fecha de entrega oficial
Semanas: 18 días: 126
Licencia por adopción múltiple
Cotizante que adopta más de un menor de 18 años
Semanas: 20 días: 140
Licencia de paternidad
Tiempo que se le da al padre cotizante por el nacimiento de hijo
8 Días hábiles
En caso de cualquier inquietud puedes comunicarte con nuestras Líneas de Servicio al Cliente, allí recibirás información y orientación las 24 horas del día, todos los días del año.
Líneas de atención al Cliente
Bogotá:404 9060
Medellín:448 6115
Cali:448 6115
Barranquilla:356 2626
Cartagena:660 0063
Bucaramanga:643 3949
Pereira:325 1999
Manizales:885 9515
Apartadó:828 8233
Armenia:744 1700
Otras ciudades:01 8000 519 519
Liquidación de incapacidades y licencias
Encuentra aquí las clasificaciones y orígenes de las licencias e incapacidades, y como debes liquidarlas.
Enfermedad general
Clasificación
Liquidación
Inicial
IBC/30
*
66.67%
*
Duración Incapacidad - 2
Prórroga
Hasta 90 Días
IBC/30
*
66.67%
*
Duración Incapacidad
De 91 a 180 Días
IBC/30
*
50%
*
Duración Incapacidad
Para las incapacidades de Enfermedad General una vez realizados los cálculos de los que trata el artículo 227 del Código Sustantivo de Trabajo, el valor del auxilio monetario obtenido es inferior a un salario mínimo legal vigente, dicho valor se ajusta a un salario mínimo legal vigente con fundamento en la sentencia de la Corte Constitucional C543 de 2007.
Licencia de maternidad y licencia de paternidad:
Origen
Liquidación
Maternidad
IBC/30
*
Duración
Paternidad
IBC/30
*
Duración
Causales de no pago de incapacidades y licencias
Conoce los tipos de licencias, en que consisten y la duración Estas son las causales de no pagos de incapacidades y licencias, para que las tengas presentes y se las comuniques a tus empleados.
Incapacidades en las cuales no se haya cotizado un mínimo de cuatro (4) semanas en forma ininterrumpida y completa.
Días continuos de incapacidad mayores a 180 días.
Incapacidades generadas después de un retiro laboral reportado a la EPS.
Incapacidades generadas después de haberse hecho efectivo el traslado a otra EPS.
Incapacidades generadas a usuarios afiliados en calidad de pensionados.
Incapacidades generadas a usuarios afiliados en calidad de beneficiarios no cotizantes.
Cotización inferior al Salario Mínimo Mensual Legal Vigente.
Cotizante en mora durante la incapacidad, licencia de maternidad o licencia de paternidad.
Incapacidades no radicadas dentro del plazo legal (Ley 1438 de 2011)”.
Licencias de maternidad en las cuales la madre cotizante dependiente o independiente con un salario mayor el SMMLV que no cumpla con cotizaciones ininterrumpidas durante todo su periodo de gestación al SGSSS.
Licencias de paternidad en las cuales el afiliado cotizante no cumpla con cotizaciones ininterrumpidas previas al inicio de la licencia durante un periodo equivalente a un periodo de gestación.
Cerca de ti en todos los momentos de tu vida
Proteger tu salud partiendo desde la prevención y ayudarte a recuperarla cuando tengas dificultades médicas, incluyendo la garantía de tener un acertado proceso de incapacidad en caso de que lo requieras, es un compromiso permanente que EPS SURA asume contigo y con tu empleador.
Contar con una compensación económica durante un período de incapacidad es un aspecto que contribuye a que el paciente genere la tranquilidad que requiere en un momento difícil, como es la pérdida de la salud. Igualmente, el pago de las incapacidades por parte del Sistema General de Seguridad Social les brinda cierta protección económica a los empleadores, evitándolos incurrir en costos adicionales.
¿Cuánto dinero tengo derecho a recibir en caso de ser incapacitado?
En ningún caso este monto puede ser inferior al Salario Diario Mínimo Mensual Vigente.
En Colombia, por ley, los cotizantes reciben: Día 1 al día 90 al día 180
Aprende más de las incapacidades médicas
¿Cuáles son las clases de incapacidades o licencias que existen?
Incapacidad por medicina general o especializada: el tiempo se determina bajo criterio médico y de acuerdo con las condiciones de cada paciente y de su entorno.
Incapacidad por accidente de trabajo: lo determina el profesional médico y en este caso los pagos no los efectúa EPS SURA sino que corresponden a la ARL o al empleador.
Licencia de maternidad: como mínimo será de 18 semanas, tanto para los partos como para las adopciones de los niños menores de 18 años. Licencia de paternidad: es de 8 días hábiles y se entrega al padre, cuando es cotizante al Sistema General de Seguridad Social.
Licencia de aborto: cuando el bebé nace muerto o hay aborto no provocado es de 2 a 4 semanas, 14 o 28 días, según el estado de salud de la paciente.
Trámites que deben realizar los afiliados (dependientes/independentes)
Recuerda que la incapacidad incluye une compensación económica por los días en los que no asistirás al trabajo. Por eso:
Caso 1: El médico registrará tu incapacidad en el sistema de EPS SURA y te entregará el documento físico en papelería oficial de EPS SURA.
Le debes entregar a tu jefe el certificado de incapacidad como prueba de que estás en un tratamiento médico y para que puedas seguir recibiendo parte del salario (lo puedes enviar con otra persona).
Caso 2: Si la incapacidad te la entregan en una atención por urgencias, hospitalización, en una consulta en la que el médico no tenga acceso al sistema de EPS SURA, por el SOAT o en papelería que no es de EPS SURA, deberás transcribir la incapacidad a través de www.epssura.com - Trámites a un clic - opción "Solicitud transcripción de Incapacidades", anexando además copia de la historia clínica y, en caso de que la incapacidad se haya generado por una póliza o medicina prepagada, deberás presentar copia del carné. Es importante tener en cuenta que el afiliado debe realizar este trámite dentro de los 120 días siguientes a la incapacidad.
Le debes entregar a tu jefe el certificado de incapacidad, en papelería de EPS SURA, como prueba de que estás en un tratamiento médico y para que puedas seguir recibiendo parte del salario (lo puedes enviar con otra persona).
Caso 3: Si eres trabajador independiente, como el pago se te efectúa directamente a ti, una vez tengas la incapacidad en papelería oficial de la EPS debes radicarla en la oficina regional de EPS SURA en tu ciudad
Trámites que deben realizar los empleadores
Recibirle al trabajador el certificado de incapacidad, en papelería oficial de EPS SURA.
Radicar la incapacidad a través de www.epssura.com utilizando la clave de empleador en la sección empleadores, posteriormente haciendo clic en Servicios Empresariales y digitando el número de la incapacidad. El sistema le generará un reporte de radicación o de negación con sus respectivas causas.
El seguimiento para el pago se puede hacer a través de www.epssura.com.
Una vez radicada la incapacidad, el pago se realiza por parte de EPS SURA en aproximadamente 20 días hábiles . Se puede efectuar en cheque o a través de gerencia electrónica.
Para realizar el pago de las incapacidades radicadas a través de Servicios en Línea, el empleador debe tener registrada su cuenta bancaria en EPS SURA. (Mediante la opción Inscribir cuenta).
Causales de no pago de incapacidades por parte de las EPS
El afiliado no ha cotizado como mínimo 4 semanas en forma ininterrumpida y completa.
Incapacidades posteriores a 180 días.
Incapacidades que le sean generadas al paciente, después de que su empleador le haya reportado a la EPS que el trabajador ya no trabaja en esa empresa.
Incapacidades que le sean generadas al paciente después de haberse trasladado a otra EPS.
Incapacidades generadas a pensionados y/o beneficiarios no cotizantes.
Cotización inferior al Salario Mínimo Mensual Legal Vigente.
Cotizante en mora durante la incapacidad, licencia de maternidad o licencia de paternidad.
Incapacidades presentadas fuera de plazo.
Licencias de maternidad en las que la usuaria no cumpla con las cotizaciones al S.G.S.S.S. en forma ininterrumpida durante todo el período de gestación.
Licencias de paternidad en las que el usuario no cumpla con las cotizaciones equivalentes a un período de gestación.
Decreto 019 de 2012 Ley Antitrámites (claridad entre transcripción y trámite de reconocimiento)
El Artículo 121 referente al trámite de reconocimiento de incapacidades y licencias de maternidad y paternidad señala: el trámite para el reconocimiento de incapacidades por enfermedad general y licencias de maternidad o paternidad, a cargo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, deberá ser adelantado, de manera directa, por el empleador ante las entidades promotoras de salud, EPS. En consecuencia, en ningún caso puede ser trasladado al afiliado el trámite para la obtención de dicho reconocimiento. Para efectos laborales, será obligación de los afiliados informar al empleador sobre la expedición de una incapacidad o licencia.
El trámite para el reconocimiento se refiere a un acto administrativo, es decir que el empleador debe radicar en las respectivas EPS las incapacidades que sus empleados le presenten en papelería oficial, buscando el reconocimiento económico.
Las transcripciones de las incapacidades siguen siendo parte de los trámites que están a cargo de los afiliados. La transcripción es un procedimiento en el que EPS SURA valida técnica y científicamente la pertinencia de generar una incapacidad que le fue recetada a uno de sus afiliados en papelería no oficial, debido a que se llevó a cabo en atención por urgencias, hospitalización, SOAT, o por un prestador de servicios.
En el proceso de transcripción se vinculan asuntos propios de la historia médica del afiliado (confidencial), los cuales no deben ser expuestos a los empleadores.
Contenido del documento:
Conceptos y definiciones generales
Generación de incapacidades y licencias
Transcripción de incapacidades y licencias
Incapacidades prolongadas y remisión a fondo de pensiones